Qui doit être membre de l’espace de travail et qui doit être invité·e ?

Pour travailler correctement dans un espace de travail collaboratif, tout le monde doit avoir les bons accès. En tant qu’administrateur·rice, vous devez gérer le budget de votre équipe de manière responsable et éviter d’acheter plus que nécessaire, tout en veillant à ce que tout le monde dispose des bons outils pour faire son travail.

Comprendre la différence entre membres et invité·es vous aidera à décider qui vous devez inviter à rejoindre votre espace de travail.

Ce guide explique :

• les principales différences entre les membres et les invité·es d’un espace de travail ;

• qui doit être membre et qui doit être invité·e ;

• comment gérer les paramètres des membres et des invité·es.

Les membres sont généralement des personnes de votre organisation qui auront accès à la majorité du contenu de l’espace de travail.

Les employé·es de votre entreprise doivent devenir membres de l’espace de travail afin de pouvoir collaborer efficacement, partager du contenu, créer et modifier des pages, et accéder à toutes les informations pertinentes pour leur rôle.

Les membres peuvent :

• Accéder à l’ensemble de l’espace de travail. Ils disposeront d’un certain niveau d’accès à la majorité du contenu, même s’il s’agit uniquement de lire ou de commenter, à l’exception du contenu privé et des pages dont l’accès a été restreint.

• Appartenir à des groupes et à des espaces d’équipe. Vous pouvez ajouter des membres de l’espace de travail à des groupes et les inviter à rejoindre des espaces d’équipe. Ils peuvent également rejoindre n’importe quel espace d’équipe ouvert. Dans un espace d’équipe, les membres peuvent facilement trouver des informations relatives à leur rôle et créer des documents avec les autres membres de leur équipe.

• Créer de nouvelles pages et de nouveaux espaces d’équipe. Les membres peuvent créer des pages dans les endroits auxquels ils ont accès et ajouter de nouveaux espaces d’équipe.

• Travailler sur des pages privées. Les membres disposent d’une section Pages privées dans la barre latérale, où ils peuvent créer des pages privées. Lorsqu’ils sont prêts à partager leurs pages avec d’autres, ils peuvent simplement déplacer ces pages dans le bon espace d’équipe.

• Partager des pages et modifier les paramètres des pages. Les membres disposant d’un accès complet ont la possibilité de partager des pages avec des personnes ou des groupes et de publier des pages sur le Web.

Il existe différents types de membres dans un espace de travail Notion :

1. Les propriétaires d’espace de travail peuvent gérer les paramètres d’un espace de travail, supprimer cet espace et gérer les autres administrateur·rices, les membres et les invité·es.

2. Les administrateur·rices d’utilisateur·rices existent uniquement avec les forfaits Entreprise. Ils ou elles peuvent ajouter ou supprimer des membres de l’espace de travail ou des groupes, mais n’ont pas accès aux paramètres de l’espace de travail.

3. Les membres sont généralement vos autres collègues, qui peuvent créer et modifier des pages Notion, mais n’ont pas accès aux paramètres de l’espace de travail.

Il y a quelques éléments à prendre en compte lorsque vous décidez de nommer une personne membre de l’espace de travail.

Tout d’abord, gardez à l’esprit que la facturation (des forfaits payants) dépend du nombre de membres. Il n’est donc pas intéressant pour vous de payer une place pour quelqu’un avec qui vous ne collaborez qu’à court terme, ou de façon ponctuelle sur un projet.

Les membres doivent plutôt être des personnes qui auront besoin de se connecter régulièrement et d’accéder à de nombreux contenus de l’espace de travail.

Les membres de l’espace de travail sont par exemple :

• Tous les membres de votre équipe. Intégrez tous les membres de votre équipe afin qu’ils puissent accéder aux wikis, aux tâches et travailler en collaboration pour planifier et exécuter des projets.

• Votre manager (et son ou sa manager). Les managers doivent être membres d’un espace de travail afin d’avoir une visibilité totale sur le travail de leur équipe et sur les initiatives et objectifs plus généraux de l’entreprise.

• Vos agences partenaires. Les partenaires de longue date peuvent devenir membres, mais ils n’auront probablement besoin d’accéder qu’à un espace d’équipe et non à l’ensemble de l’espace de travail.

• Vos prestataires à long terme. Vous pouvez inviter certain·es sous-traitant·es et indépendant·es à devenir membres s’ils travaillent avec vous sur de longues périodes et ont besoin d’accéder à plusieurs endroits de l’espace de travail.

• Le personnel temporaire et les stagiaires. En fonction du travail à accomplir, le personnel temporaire et les stagiaires peuvent avoir besoin de devenir membres. Vous pouvez les supprimer de l’espace de travail à la fin de leur contrat.

Les invité·es sont des personnes extérieures à votre entreprise ou organisation que vous invitez dans votre espace de travail sur la base d’une autorisation page par page.

Lorsque vous invitez quelqu’un à accéder à une page, il ou elle peut automatiquement en consulter les sous-pages. Vous pouvez toutefois modifier les paramètres de ces pages pour en restreindre l’accès si nécessaire.

Les invité·es ne peuvent pas :

• Créer de nouvelles pages en dehors du contenu qu’ils et elles ont été invité·es à consulter. Ils et elles peuvent uniquement créer des sous-pages imbriquées dans la page partagée.

• Rejoindre des espaces d’équipe ou des groupes. Vous ne pouvez pas ajouter un ou une invité·e dans un groupe ou l’inviter à rejoindre un espace d’équipe.

Les invité·es de votre espace de travail peuvent être :

• Des indépendant·es et des sous-traitant·es externes. Lorsque vous travaillez avec des indépendant·es et des sous-traitant·es externes à votre organisation, vous pouvez les ajouter en tant qu’invité·es plutôt qu’en tant que membres, car ils ou elles n’auront généralement besoin d’accéder qu’à des projets ou à du contenu spécifiques.

• Des client·esde votre agence. Inviter des client·es dans votre espace de travail est un moyen pratique de partager des projets et des brouillons. Vous pouvez créer une page d’accueil sur le portail client contenant tout ce que le ou la client·e aura besoin de consulter.

• Les mentors, coachs ou membres de la famille. Si vous souhaitez un avis sur un document, tel que votre plan de développement personnel, vous pouvez inviter les personnes de votre choix à consulter la page en tant qu’invité·es.

Vous pouvez partager une page avec un ou une invité·e en cliquant sur le menu Partager en haut à droite de la page.

Cliquez sur Inviter, saisissez l’adresse e‑mail de la personne que vous souhaitez inviter, choisissez son niveau d’accès et sélectionnez Inviter.

La personne invitée recevra un e‑mail avec un lien vers la page.

Vous pouvez modifier le niveau d’accès de votre invité·e en ouvrant le menu Partager, puis en cliquant sur le menu déroulant à droite de son nom.

Dans la section Membres des Paramètres, vous verrez un onglet Invité·es.

Vous y trouverez toutes les pages auxquelles chaque invité·e a accès. Vous pourrez également convertir des invité·es en membres et les supprimer de l’espace de travail.

Votre forfait limite le nombre de personnes que vous pouvez inviter, n’oubliez donc pas de supprimer les invité·es qui n’ont plus besoin d’accès.

Les propriétaires de l’espace de travail peuvent modifier les paramètres d’invitation dans la section Sécurité des paramètres. Vous pouvez choisir d’autoriser les membres à inviter des personnes directement ou via une demande, ou bien désactiver les invitations.

Si les demandes d’invité·es sont activées, les propriétaires de l’espace de travail pourront inviter des personnes directement, et les autres devront soumettre une demande et attendre l’approbation du ou de la propriétaire.

Les propriétaires de l’espace de travail peuvent activer les demandes d’invité·es pour mieux contrôler les personnes qui consultent le contenu de l’entreprise et pour s’assurer de ne pas dépasser le nombre maximum d’invité·es autorisé.